Gloria Kopp gibt Tipps, wie Sie den Content Marketing-Workflow für Ihr Team am besten organisieren

Der optimale Workflow im Content Marketing

Die Content Marketing-Strategie steht, jetzt folgt die operative Umsetzung. Für Sie als Verantwortlicher dieses Prozesses stellt sich also die Frage: Wie muss ein guter Workflow aussehen, um die einzelnen Aufgaben erfolgreich umzusetzen?

Glücklicherweise kennt Gloria Kopp eine Antwort. In ihrem Gastbeitrag auf process.st erklärt sie, wie Sie den Content Marketing-Workflow für Ihr Team optimal organisieren können. Dazu veranschaulicht sie zunächst, was man genau unter „Workflow“ versteht:

Was ist ein Workflow?

Ein Workflow, deutsch Arbeitsablauf, bezieht sich auf das Muster und den Prozess, in dem ein Team arbeitet. Ob dies nun Routine oder eine einmalige Agenda ist – der Workflow muss auf jeden Fall logisch aufgebaut sein, um quantitativ wie auch qualitativ das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.

Erleichtern Sie sich selbst und Ihrem Team die Arbeit, indem Sie den Workflow visuell darstellen. So haben Sie die einzelnen Abschnitte und Verantwortlichkeiten des Projekts jederzeit vor Augen.

Der Workflow eines Online Content-Projekts könnte laut Gloria beispielsweise wie folgt aussehen:

  • Inhalte gliedern
  • Inhalte schreiben
  • Inhalte bearbeiten
  • Inhalte sichern
  • Freigabe der Inhalte
  • Inhalte veröffentlichen

Statt Aufgaben auf Zuruf zu vergeben, müssen Sie von Beginn an einen Workflow festlegen. Denn ein gut strukturierter Arbeitsablauf ermöglicht Ihnen und Ihrem Team die Aufgabenverteilung zu visualisieren, einzelne Meilensteine zu definieren und den Überblick zu behalten, wer an welcher Aufgabe arbeitet. Jede einzelne Person Ihres Teams weiß genau, wann sie was zu tun hat und bis wann es zu erledigen ist.

Wie Sie am besten starten, Ihren Workflow zu definieren

1. Identifizieren Sie Aufgaben

Bei der Planung Ihres Arbeitsablaufs für ein Projekt, sollten Sie versuchen, bereits bestehende Rollen (die sich aus vorherigen Projekten oder dem Arbeitsalltag ergeben) bestmöglichst zu berücksichtigen. Im nächsten Schritt können Aufgaben ergänzt werden, die noch in den Workflow integriert werden müssen. Sammeln Sie zu jeder Aufgabe so viele Informationen wie möglich, um Fragen und Fehler während des Projekts so gering wie möglich zu halten.

Beschreiben Sie die einzelnen Aufgaben möglichst detailliert und ordnen Sie jeder Aufgabe einem Team-Mitglied zu.

2. Legen Sie Fristen fest

Bestimmen Sie eine Timeline und legen Sie Deadlines für alle Aufgaben fest. Ein solcher Zeitplan erleichtert es beispielsweise, Inhalte sowie Social Media-Maßnahmen klar zu strukturieren und nicht ad hoc erstellen zu müssen.

3. Überprüfen Sie den Workflow

An dem Punkt, an dem der Arbeitsablauf definiert, die Aufgaben verteilt und die Fristen gesetzt sind, läuft das Projekt nicht von alleine. Alle Prozesse, Aufgaben und Team-Mitglieder hängen zusammen. Diese gegenseitige Abhängigkeit macht es erforderlich, dass eine Person die Verantwortung dafür übernimmt, den Workflow zu überprüfen.

Sie müssen daher kontrollieren, z.B. in regelmäßigen Meetings, ob der Zeitplan eingehalten werden kann und wo eventuell Engpässe entstehen können.

Gloria rät dazu, sich neben dem Manpower auch bestimmter Tools zu bedienen, die den Prozess erleichtern:

Nutzen Sie Instrumente, die Ihnen den Prozess erleichtern

Die nachfolgenden Tools sind hilfreich bei der Erstellung von Inhalten, der Einhaltung von Deadlines oder der Verwaltung von Marketing-Aktivitäten:

Content Management-Instrumente

  1. Ideen finden mit Inbound
    Die Anmeldung ist kostenlos. Sie können bei diesem einzelne Themen auswählen, über die Sie dann regelmäßig Informationen und passende Artikel erhalten. Aus diesen Infos können Sie nützliche Tipps für Ihre eigene Arbeit beziehen und neue Marketing-Techniken testen. Ein weiterer Vorteil des Tools: Sie haben Zugang zu der Community – sprich Sie können sich mit über 170.000 Marketern austauschen.
  2. Projektsteuerung mit Trello
    Mit diesem Tool lässt sich das Team leichter koordinieren und der gesamte Arbeitsablauf überblicken. Sie können mehrere Nutzer zu der zentralen Datenbank hinzufügen, auf die sich dank der Cloud-Technologie des Tools jederzeit und überall zugreifen lässt. Weiterhin bietet das Tool visuelle Checklisten an, mit deren Hilfe Sie das Projekt beobachten können.
  3. Zentrales Social Media-Marketing mit Buffer
    Mit diesem Tool sind Sie in der Lage, sämtliche Social Media-Maßnahmen zentral zu steuern. Dieses Instrument ist sowohl für Einzelpersonen als auch für Unternehmen erhältlich. Als Buffer-User haben Sie die Möglichkeit, Ihre Beiträge zu planen, zu veröffentlichen und zu überwachen.
  4. SEO mit Yoast
    Yoast unterstützt Sie und Ihr Team bei der Optimierung Ihrer SEO Inhalte. Das Tool bietet eine Reihe von Plugins, die nahtlos in Onlineshops und Blog-Seiten wie WordPress integriert werden können. Mit Yoast können sie schnell mehr Reichweite und Engagement für Ihre Inhalte erzielen.

    Bearbeitungs- und Korrektur-Instrumente

  5. Bessere Grammatik mit Grammarly
    Mit dem Tool können Sie die Grammatik auf jeder erdenklichen Seite prüfen und korrigieren. Das Tool stellt Browser-Erweiterungen sowie Plug-ins für Microsoft Word zur Verfügung. Grammarly ist allerdings nur für englischsprachige Texte verfügbar.
  6. Korrekturlese-Service mit Boomessays
    Bei diesem Tool können Texter ihre Blogbeiträge oder Artikel hochladen, um diese auf Rechtschreibung prüfen und von einem qualifizierten anderen Texter perfektionieren zu lassen.

Fazit

Ein Content Marketing-Team zu koordinieren, kann anstrengend und chaotisch sein. Hat man jedoch einen gut geplanten Arbeitsablauf und die passenden Tools an der Hand, fällt diese Aufgabe deutlich leichter.

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