Mit welchen 4 Schritten Sie Meetings identfiizieren, die tatsächlich sinnvoll und effektiv sind, erklärt Ade Olonoh

So organisieren Sie effektive (Content Marketing-) Meetings

Einen Großteil der täglichen Arbeitszeit verbringen sicherlich auch Sie in diversen Meetings. Und nicht immer ist das Ergebnis danach zufriedenstellend, im Gegenteil: Häufig entsteht nach einer mehrstündigen Besprechung das Gefühl, dass Sie die Zeit anderweitig besser hätten nutzen können.

Würde man nun den Stundenlohn pro Teilnehmer pro Meeting berechnen und das den jeweiligen Ergebnissen gegenüber stellen, so wird sich in vielen Fällen zeigen: Die Besprechungen kostet viel Geld, wobei die Produktivität hingegen sehr niedrig ist.

Um dieses Szenario zu vermeiden, hat Ade Olonoh auf contentmarketinginstitute.com dankenswerterweise einige Tipps. Er greift dazu die Arbeit eines Content Marketing-Teams auf, in dem es für eine optimale Umsetzung der Strategie viel Abstimmung bedarf. Warum dazu jedoch nicht Unmengen an Meetings nötig sind, zeigt Ade anhand von insgesamt 4 Schritten. Und diese Tipps können Sie für jeden Bereich einsetzen, um wichtige von unwichtigen Meetings zu identifizieren und so Ihre Produktivität (und die Ihrer Kollegen) fördern.

Schritt 1: Berechnen Sie die Zahl der Meetings (auf Stundenbasis)

Zunächst benötigen Sie einen Überblick, wie viele Meetings Ihr Team momentan hat. Dazu sollten Sie sämtliche Besprechungen und deren Dauer erfassen, an denen Sie und Ihr Team teilnehmen. Gleichzeitig ist im Vorfeld zu definieren, welche Meetings unbedingt notwendig sind. Daneben sollten Sie auch den generellen Stellenwert von Besprechungen in Ihrer Strategie festlegen.

Schritt 2: Überprüfen Sie regelmäßig stattfindende Meetings auf Sinnhaftigkeit

Nachdem Sie eine Übersicht mit allen Meetings vorliegen haben, sollten Sie  natürlich in erster Linie die sich wiederholenden Termine genauer überprüfen. Das heißt: Identifizieren Sie diejenigen Meetings, die viel Zeit kosten und gleichzeitig nicht zur Steigerung der Produktivität beitragen. Dazu hat Ade folgende Leitfragen aufgeführt:

  • Wurden zum Thema oder den anstehenden Aufgaben vor dem Meeting bereits im Team gesprochen?
  • Ist der Termin für den weiteren Erfolg ausschlaggebend?
  • Gibt es am Ende klare Ergebnisse, mit denen die Teilnehmer weiterarbeiten können?
  • Hat das im Meeting besprochene Thema einen wichtigen Einfluss auf Ihre Content Marketing-Strategie?

Ade stellt klar: Wird nur eine der vier Fragen mit “Nein” beantwortet, dann ist die Sinnhaftigkeit der Besprechung in Frage zu stellen.

Schritt 3: “Löschen” Sie irrelevante Meetings

In dieser Phase müssen Sie eine Liste an Besprechungen haben, die keinerlei Relevanz für eine gute tägliche Arbeit besitzen. Und aus diesem Grund sollten diese Termine abgesagt bzw. gecancelt werden.

Meetings, bei denen Sie über deren Notwendigkeit unsicher sind, empfiehlt Ade folgende Strategie: Testen Sie, wie die Zusammenarbeit ohne diese Besprechungen läuft.

Schritt 4: Verbessern Sie den Output bestehender Meetings

Um die Produktivität und die Ergebnisse Ihrer Besprechungen zu erhöhen, weist Ade auf zwei Möglichkeiten hin:

  1. Terminieren Sie den richtigen Zeitraum
    Dan Ariely, einem angesehener Verhaltensforschung, empfiehlt, Meetings keinesfalls am Morgen anzusetzen. Denn in dieser Zeit hat der Großteil der Personen zwei der produktivsten Stunden am Tag. Und durch Besprechungen wird diese Produktivität eingeschränkt.
  2. Setzen Sie eine klare Zeitdauer
    Ebenfalls wichtig ist es, Ihre Meetings nicht im vornherein zeitlich lang zu planen. Denn es zeigt sich: Soviel Zeit, wie Sie festlegen, so lange dauert auch die Besprechung. Im Umkehrschluss bedeutet das: Je kürzer, desto weniger Zeit verbringen Sie im Meeting.

Fazit: Abstimmung ja – aber nicht immer als Meetings

Meetings sind in jedem Fall wichtig im Arbeitsalltag, um sich mit anderen Kollegen oder Abteilungen schnell abzustimmen. Allerdings ist für eine gute Abstimmung nicht zwangsläufig immer ein regelmäßiger Termin nötig. Wenn doch, dann sollte diese Zeit bestmöglich genutzt werden. Und wie das funktionieren kann, zeigt Ade anschaulich in seiner 4-Schritte-Anleitung.

Das könnte Sie auch interessieren