Caroline Maurer erklärt, wie Sie ein Team mit festangestellten und externen Mitarbeitern ideal koordinieren können

7 Tipps & Tools für bessere Projekt- und Teamsteuerung

Sicherlich gibt es auch in Ihrem Marketing-Team Bereiche, die nicht inhouse abgewickelt werden. Dafür suchen Sie entweder eine passende Agentur (z.B. für Content Marketing) oder arbeiten mit Freelancern zusammen.

Empfehlung: Sie suchen eine passende Content Marketing-Agentur? Dann finden Sie jetzt hier die Kriterien, nach denen Sie auswählen sollten!

Trotzdem müssen Sie alle Maßnahmen, egal ob intern oder extern, optimal koordinieren und steuern. Schließlich müssen die gesetzten Deadlines für diverse Projekte eingehalten werden.

Sicherzustellen, dass alle Aufgaben termingerecht erledigt werden, ist täglich eine neue Herausforderung. Denn das zu Verfügung stehende Zeitbudget ist meist recht knapp, wobei gleichzeitig die Menge an neuen Aufgaben wächst.

Glücklicherweise kennt Caroline Maurer Mittel und Wege, wie Sie diese Schwierigkeiten meistern können. Dazu zählt Sie als Gastautorin auf contentmarketinginstitute.com 7 Tipps inklusive Tools auf, die zeigen, wie Sie Ihr Marketing-Team wirksam und zeit-optimiert steuern können. Ihre Vorschläge eigenen sich gerade dann, wenn Sie externe Dienstleister, wie Agenturen oder Freelancer, koordinieren müssen:

Tipp 1: Schaffen Sie eine Plattform, auf der sich austauschen können

ToolWizergos

Zunächst sollten Sie eine Art “Netzwerk” festlegen, auf dem sich die verschiedenen Teammitglieder austauschen können. Hier schlägt Caroline das Tool Wizergos. Mit dieser Anwendung sind Sie in der Lage, sich in Ihrem Team auszutauschen, Meetings festzulegen und auch zeitgleich an Inhalten zu arbeiten.

Es hilft somit dabei, die Zusammenarbeit zu strukturieren: Neben den “fixen” Meetings, zum Beispiel zum momentanen Stand in einem Projekt, ermöglicht es auch Flexibilität für die Teammitglieder. Denn jede geplante Besprechung inklusive Agenda ist einsehbar, sodass “überflüssige” Meetings schnell erkannt und eingestellt werden können.

Das Tool ist daher eine ideale Möglichkeit, die Zusammenarbeit gerade in dezentralen Teams zu fördern. Denn der Informationsfluss wird stark verbessert und damit auch die Effizienz der gesamten Arbeit.

Tipp 2: Setzen Sie erreichbare Ziele

ToolJell

Um den Erfolg Ihres Teams sicherzustellen, ist es ratsam, regelmäßige Ziele und entsprechende Kennzahlen zu definieren. Dadurch können Sie messen, inwieweit die einzelnen Kollegen (gerade, wenn sie extern tätig sind), Ihre Aufgaben erfüllen. Natürlich gehört dazu ebenso, wiederkehrende Status-Meetings und Deadlines zu bestimmen. Dieses Vorgehen unterstützt Sie dabei, frühzeitig etwaige Fehler zu erkennen und vor allem zu beheben.

Das Tool Jell hilft Ihnen dabei: Hier sind Sie in der Lage, jeder Aufgabe ein Ziel sowie eine Kennzahl zu vergeben. Das heißt auch: Sie sehen deutlich, welche Mitarbeiter das zu erreichenden Ergebnis in welchem Maß schaffen (oder nicht).

Mit Jell haben Sie folglich immer im Blick, wie erfolgreich Ihr Team im Moment arbeitet und an welcher Stelle Steuerungsbedarf besteht.

Tipp 3: Bleiben Sie transparent

Tool:  Trello

Als Verantwortliche bzw. Verantwortlicher, die für die operative Umsetzung der Content Marketing-Strategie zuständig ist, möchten Sie natürlich detailliert über die Arbeit in Ihrem Team informiert sein.

Caroline stellt jedoch klar: Auch Ihre Teamkollegen sollten wiederum Ihre Aktivitäten kennen.

Dazu eignet sich das Tool Trello. Sie können hier kurze Status-Meldungen erstellen, indem Sie beispielsweise kompakte Informationen zu einzelnen Projekten zusammenstellen. Auch Auswertungen einzelner Maßnahmen oder eines ganzen Projekts sind Inhalte, die andere Teammitglieder interessieren.

Durch dieses Verhalten machen Sie Ihre Arbeit Transparenz, genauso, wie Sie es von Ihrem Team fordern. Sie fördern dadurch, laut Caroline, ebenso die Motivation Ihres Teams.

Tipp 4: Arbeiten Sie mit einem Austausch-Server

ToolsWorkfront  und Google Drive

Ein Austausch-Laufwerk ist mittlerweile in jedem Unternehmen ein fester Bestandteil bei Projekt-Teams. Und das sollte es besonders dann sein, wenn Sie mit vielen externen Kollegen zusammenarbeiten. Deshalb ist es sinnvoll, einen entsprechenden Server auszuwählen, auf dem dann alle Teammitglieder ihre Inhalte abspeichern müssen. Zum einen gewährleisten Sie so die “Sicherheit” der Daten. Zum anderen minimiert sich das Risiko, keinen Zugriff auf wichtige Dokumente zu haben.

Zwei Tools, die solche Lösungen anbieten, sind Workfront und natürlich Google Drive. Bei Cloud-Lösungen besteht selbstverständlich der weitere große Vorteil, dass diese von überall zugänglich sind (vorausgesetzt, man hat Internet).

Tipp 5: Etablieren Sie eine schnelles Chat-System

Tool:  Slack

Zwar sind Emails im geschäftlichen Alltag das Kommunikationsmittel Nummer eins. Manche Fragen erfordern jedoch eine schnellere Antwort und da ist der Gang zum nächsten Schreibtisch effizienter.

Das ist jedoch nicht möglich, wenn der betreffende Kollege im Homeoffice arbeitet oder als externer Dienstleister an einem anderen Standort sitzt. Um dennoch schnell eine Antwort zu erhalten, schlägt Caroline vor, einen Team-Chat aufzubauen.

Mit dem Slack ist das möglich: Sie können hier alle Teammitgliedern einladen und dann sowohl in der Gruppe als auch einzeln chatten. Natürlich ist es ebenfalls möglich, Inhalte zu teilen. Slack ist daher eine gute Option, sich auszutauschen, eine schnelle Erreichbarkeit zu sichern und gleichzeitig auch “persönlicher” miteinander zu kommunizieren. Es fördert damit auch den Zusammenhalt im Team.

Tipp 6: Legen Sie Wert auf persönlichen Austausch (Face-To-Face!)

ToolsGoogle Hangouts und Skype

Eine gute Kommunikation im Team ist das A und O, um Aufgaben erfolgreich umzusetzen und die geplanten Deadlines einzuhalten. Neben dem “Chatten”, sollten Sie laut Caroline auch den persönlichen Kontakt mit den Kollegen im Blick haben. Persönliche Treffen können ein großes organisatorisches Problem darstellen: Das lässt sich jedoch lösen, nämlich dank Video-Übertragung.

Caroline empfiehlt, regelmäßig Meetings oder auch eine “virtuelle” Mittagspause zu bestimmen, in der alle Teammitglieder sich per Video einschalten. Dadurch unterstützen Sie das Teamgefühl. Denn statt eine relativ unpersönlichen Email oder Stimme aus dem Mikrofon, erhält man ein “Gesicht” zum jeweiligen Kollegen. Das wirkt sich wiederum positiv auf die Motivation und damit auf die Erfolgsquote aus.

Tools, die Sie für diese Meetings einsetzen können, sind Google Hangouts und Skype.

Tipp 7: Treffen Sie sich persönlich

Trotz Video-Chats & Co. sollten Sie versuchen, ein persönliches Treffen mit allen Teammitgliedern zu organisieren. Eine Option ist beispielsweise, das “Nützliche” mit den “Angenehmen” zu verbinden: Und zwar, indem Sie eine Branchen-Veranstaltungen als Anlass für eine Zusammenkunft wählen. Damit profitieren Sie in zweierlei Hinsicht: Erstens können alle Kollegen auf dem Event Ihren Wissensstand erweitern. Und das zahlt sich wiederum auf die künftige Arbeit aus. Zweitens haben die Teammitglieder die Möglichkeit, sich persönlich kennen zu lernen.

Fazit: Ein gutes Team lebt von der Kommunikation

Carolines Tipps verdeutlichen, dass ein erfolgreiches Team vor allem eines ausmacht: Struktur und Kommunikation. Beides ist enorm wichtig, um am Ende die Ergebnisse zu erzielen, die erwartet werden. Ein stetiger Austausch und regelmäßige Updates müssen die Basis sein. Ebenso wichtig ist es, dass jede Aufgabe mit einem klaren Ziel verbunden ist. Nur dann ist es möglich, die Effektivität und Effizienz des Teams zu messen und gegebenenfalls Schwachstellen zu beheben.

Alle 7 Tipps und Tools sind besonders wichtig, wenn die erfolgreiche operative Umsetzung Ihrer Content Marketing-Strategie vor allem an der Koordination externer Dienstleister liegt. Denn auch hier sind Struktur und Kommunikation die maßgeblichen Faktoren, die zu beachten sind.

 

Das könnte Sie auch interessieren