Sie fragen sich, ob Sie ein Projektmanagement im Marketing überhaupt brauchen? Alex Brown zeigt Ihnen, warum es gerade da wichtig ist:

Projektmanagement im Marketing? Natürlich!

 

Sie müssen nicht nur interen Abläufe für diverse operativen Marketing-Maßnahmen koordinieren, sondern auch sämtliche externe Dienstleister. Das kostet Zeit und erfordert ein hohes Maß an Organisation.

Deshalb haben Sie einige Tools, mit denen Prozesse effizienter gestalten und dadurch Zeit einsparen. So lautet zumindest die Theorie. Aber allein durch den Einsatz von Tools optimieren Sie nicht automatisch Ihr Zeitmanagement.

Das ist erst der Fall, wenn Sie die “Helferlein” systematisch verwenden. Und das heißt: Sie sollten ein Projektmanagement einführen.

3 Gründe für Projektmanagement im (Content) Marketing

Warum das gerade auch im Marketing sinnvoll ist, weiß Alex Brown. Er führt auf marketo.com 3 Gründe auf, warum es sich für Sie lohnt, ein Projektmanagement inklusive passendem Tool einzuführen. Wenn Sie also noch Argumente gegenüber Ihrem Vorgesetzten benötigen, dann liefert Ihnen Alex eine geeignete Strategie:

Grund 1: Kampagnen sind gleichzeitig immer Projekte

Jede Marketing-Kampagne, egal, ob in Social Media oder in “klassischen” Werbemitteln, erfordert eine detaillierte Planung. Um den Überblick zu behalten hilft es Ihnen, wenn Sie alle Maßnahmen in einem Projektmanagement-Tool eintragen.

Dadurch profitieren Sie in zweierlei Hinsicht: Einerseits haben Sie im Blick, wie Sie die unterschiedlichen Kampagnen am besten aufeinander abstimmen. Andererseits vereinfacht es die Kommunikation mit anderen Abteilungen: Diese können sehen, wann welche Maßnahme geplant ist und das wiederum in ihren Workflow frühzeitig berücksichtigen.

Zudem ermöglicht Ihnen ein Projektmanagement-Tool, aller Ergebnisse, sowie Kosten und Ertrag stets griffbereit zu haben. Das ist besonders im Hinblick auf die Erfolgskontrolle wichtig: Es wird schnell ersichtlich, ob und inwieweit sich die Kampagne gelohnt hat. Das setzt natürlich voraus, passende Kennzahlen von Anfang an zu vergeben. Dadurch können Sie frühzeitig Fehlentwicklungen erkennen und entsprechend gegensteuern.

Das Argument für Ihren Chef lautet demnach: Die Wirksamkeit Ihrer Marketing-Maßnahmen werden transparenter und die Daten sind leicht zugänglich.

Grund 2: Die Kommunikation wird einfacher

Um letztlich Inhalte, Produkte oder Dienstleistungen zu vermarkten, die den Anforderungen Ihrer Kunden entsprechen, ist der Austausch zwischen verschiedenen Abteilungen elementar. Schließlich verfügt jeder Bereich über Informationen – vor allem über bestehende und potenziellen Kunden – mit denen der Erfolg Ihrer Marketing-Maßnahmen stark vergrößert werden kann.

Die Voraussetzung dafür ist, dass die Abteilungen regelmäßig miteinander kommunizieren. Und genau das ist häufig ein Problem.

In der Praxis bilden sich vielmehr sogenannte “Silos”; der Austausch mit anderen Bereichen wird somit auf Minimum reduziert.

Auch hier kann Projektmanagement inklusive passendes Tool helfen: Statt stetiger Email-Flut mit Deadlines und Infos, sind alle Daten im System verfügbar. So erhält die Grafik-Abteilung beispielsweise Zugang zu fundierten Zielgruppen- und Marktanalysen des Marketings. Das hilft ihnen dabei die Webseite beispielsweise passgenauer auf die Wünsche der Zielgruppe anzupassen.

Zusätzlich können Sie Projektpläne aufeinander abstimmen und Benachrichtigungen für anstehende Deadlines einrichten. Indem Sie Milestone-Meetings festlegen fördern Sie zusätzlich den Austausch zwischen den einzelnen Abteilungen. Zudem stellen dadurch sicher, jedem Beteiligten frühzeitig über den Stand aktueller und künftiger Projekte zu informieren. Sie reduzieren damit das Risiko von Missverständnissen und ineffizienten Arbeiten.

Sie können beispielsweise regelmäßige Meetings einstellen und vermeiden so, dass Ihre Mails bei den Kollegen “untergehen”.

Insgesamt sparen Sie durch diese Art der Kommunikation viel Zeit. Weiterhin werden alle Schritte dokumentiert und sind auch im Nachhinein noch nachvollziehbar sowie überprüfbar. Insbesondere dann, wenn das geplantes Ergebnis nicht erreicht werden konnte.

Das Argument heißt also: Durch vereinfachte Kommunikation zu effizienterem Arbeiten und dadurch zu effektiver Kundenansprache.

Grund 3: Besserer Austausch mit Ihren Entwicklern

Zwar hängt dieser Punkt mit Grund 2 zusammen, trotzdem führt Alex diesen Aspekt gesondert auf: Der Austausch mit Entwicklern und IT- Spezialisten.

Natürlich nutzen sie Ihre eigenen fachspezifischen Tools. Oft sind diese jedoch für Ihre Anforderungen zu komplex, zu “fremd” und zu teuer, um lediglich die Marketing-Kommunikation zu verbessern.

Der Austausch mit dem IT-Team ist allerdings auch für wichtig. Gerade, wenn es sich um Produkte handelt, die später an Kunden verkauft werden sollen. Deshalb rät Alex: Wählen ein Projektmanagement-Tool, das sich in den Prozess Ihrer Entwickler einfach integrieren lässt. So generieren beide Seiten die gleichen Vorteile wir unter Punkt 2: Informationen sind früh – und rechtzeitig verfügbar, sodass Prozesse in beiden Abteilungen effizient aufeinander abgestimmt werden können.

Hier ergibt sich damit folgendes Argument: Indem Sie den Austausch mit den Entwicklern fördern, optimieren Sie Ihre Produktentwicklung.

Und wie findet man das passende Projektmanagement-Tool?

Auch auf diese Frage gibt Alex einige Tipps:

Zunächst sollten Sie eine Liste erstellen, in der Sie Ihre Anforderung an das System festhalten. Beispielsweise gibt es viele (auch kostenlose) Tools, mit denen Sie über Chat-Funktionen die Kommunikation zwischen den verschiedenen Einheiten verbessern können. Oder aber Anwendungen, die Ihnen als eine Art Checkliste dienen, um Projekte termingerecht abzuschließen.

Es kommt also darauf an, mit welchem Ziel Sie ein Tool implementieren wollen. Für eine vollumfängliche Lösung, also zum Erfassen aller Kampagnen (also Projekt) plus die Verfügbarkeit des Systems für alle relevanten Abteilungen, entstehen dann selbstverständlich höhere Kosten. Andererseits optimieren Sie so Ihre gesamten Workflows und steigern insgesamt die Effizienz. Und das heißt: Sie können mehr Geld verdienen.

Aufgrund der Masse an Tools, ob kostenlos oder -pflichtig, ist es schwer das richtig Tool zu finden. Aus diesem Grund ist wichtig, ein deutliches Anforderungsprofil zu erstellen und zu bestimmen, welches Ziel Sie mit dem Einsatz einer Projektmanagement-Anwendung erreichen wollen. Indem Sie dann Ihre Erwartungen mit dem Angebot abgleichen, erhöhen Sie Ihre Chancen maßgeblich, am Ende das passende Tool zu finden.

Ein Vorgehen kann also wie folgt skizziert werden:

  1. Anfoderungs-Katalog erstellen (in Zusammenarbeit mit allen beteiligten Einheiten!)
  2. Angebote einholen und mit Anforderungsprofil vergleichen (dabei Kriterien festlegen, die für Sie besonders wichtig sind!)
  3. Scheinbar geeignete Tools testen (Demo-Version anfordern)
  4. Auch Kompatibilität mit eventuell bereits bestehenden Anwendungen überprüfen
  5. Nach Test-Phase für ein System entscheiden

Fazit: Durch qualitative (Daten-)Austausch zu erfolgreichen Marketing-Maßnahmen

Alex Ausführungen machen deutlich, dass ein systematisches Projektmanagement und entsprechendes Tool die gesamte Arbeit im Marketing maßgeblich erleichtern kann.

Bessere Kommunikation und effizientere Prozesse sparen Ihnen Zeit und führen letztlich zu erfolgreicheren Ergebnissen. Gerade der Zugriff auf alle relevanten Daten ist ein großer Vorteil, um die Kunden-Kommunikation noch gezielter auszurichten. Das gleiche gilt ebenso für Produkte und andere Angebote, die Sie für Ihre Zielgruppe entwickeln.

Wichtig ist bei der Entscheidung für ein System, dass im Vorfeld alle beteiligen Einheiten miteinbezogen werden (Stichwort Anforderungs-Katalog). Das bedeutet somit: Das Tool, welches Sie wählen, muss die Bedürfnisse bei der Zusammenarbeit der jeweiligen Abteilungen berücksichtigen. Ansonsten wird sich die Investition nicht lohnen.

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